Cómo gestionar correctamente el registro horario en tu empresa

Fichar suena a papeleo menor, pero para tu empresa es una de las obligaciones que más disgustos da cuando aparece la Inspección de Trabajo. La buena noticia es que hacerlo bien es más sencillo de lo que parece, y adelantarte hoy te ahorra multas y prisas mañana.

Te explicamos, sin jerga, qué exige la ley ahora mismo, qué está a punto de cambiar con el fichaje digital obligatorio y cómo montar un registro que aguante cualquier inspección.

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¿Estás obligado a llevar un registro horario?

Sí. Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas con personas asalariadas están obligadas a registrar la jornada, sin importar su tamaño ni su sector. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Y los autónomos? Si trabajas por tu cuenta y sin empleados, no tienes que registrar tu propia jornada. Pero en cuanto contratas a una sola persona, estás obligado a llevar su registro.

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¿Qué tiene que registrar exactamente tu empresa?

El mínimo legal es sencillo: la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada persona, cada día. A partir de ahí, conviene ir un paso más allá:

• Registrar también las pausas (comida, café, etc.), porque ayudan a demostrar la jornada real.
• Conservar los registros 4 años.
• Tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
• Aplicarlo también al teletrabajo: trabajar desde casa no exime de fichar, más bien al contrario.

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¿Valen un Excel o un papel?

La ley actual no impone una herramienta concreta, un cuaderno o una hoja de cálculo pueden valer siempre que sean fiables y no se puedan manipular sin dejar rastro. El problema es que un Excel editable es justo lo contrario, y cada vez más inspectores lo consideran un registro poco fiable.

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¿Hay que fichar las pausas del café?

Depende. La Guía del Ministerio de Trabajo admite cierto margen para las pausas cortas, pero registrarlas siempre juega a tu favor.

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¿Puede un trabajador pedir su propio registro?

Sí. Tanto la persona trabajadora como sus representantes tienen derecho a consultar los registros. Negarlo es infracción.

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¿Los autónomos tienen que fichar?

No. El autónomo no registra su propia jornada, pero sí debe registrar la de cualquier persona que contrate.

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El fichaje digital será obligatorio

El Gobierno está tramitando un Real Decreto que hará obligatorio el registro horario 100% digital, prohibirá el papel y el Excel, y exigirá que los datos sean trazables, inalterables y accesibles en remoto para la Inspección. A fecha de hoy todavía no se ha publicado en el BOE —el Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un informe crítico— pero, cuando llegue, el plazo de adaptación podría ser de apenas 20 días. Por eso compensa preparar el terreno ahora.

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¿Cuáles son las multas por hacerlo mal?

No llevar registro (o llevarlo mal) es una infracción grave y la multa habitual va de 751€ a 7.500€. Si hay falsificación u obstrucción, salta a muy grave con cifras entre los 7.501€ y los 225.018€.

La cuantía la gradúa el inspector según el número de personas afectadas y la gravedad, y la reforma que viene endurecerá el criterio. Es decir, cuantos más trabajadores, mayor será la multa.

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Cómo tener un registro horario a prueba de inspecciones

Elige un sistema fiable e inalterable

Mejor una app o software de fichaje que deje constancia de cada cambio. Piensa en ello como el ticket de un cajero, una vez emitido, no se puede reescribir a mano.

Registra inicio, fin y pausas

El horario concreto de cada persona, todos los días. Cuanto más completo, más fácil es demostrar que cumples con la jornada y los descansos.

Informa y pacta con la plantilla

El sistema se organiza por negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión tuya previa consulta con los representantes. No es opcional saltarse este paso.

Conserva los datos 4 años y tenlos a mano

Si llega una inspección, tendrás que enseñarlos en el momento. Un sistema digital te permite exportarlos en segundos.

Vigila las horas extra y los descansos

El registro es la prueba de que respetas los límites. Las horas extra deben constar, ordenarse por la empresa y pagarse (o compensarse en descanso) correctamente.

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El registro horario no es un capricho burocrático, es tu mejor escudo frente a una inspección y frente a reclamaciones por horas extra. Llevarlo bien, te evita multas que empiezan en 751€ y te permite estar preparado para el fichaje digital que está por llegar. Y si la Inspección ya ha llamado a tu puerta o quieres montar el sistema con garantías, en Enley te acompañamos.