Qué hacer ante una baja laboral prolongada

Cuando un miembro de tu equipo lleva semanas o meses de baja, empiezan las dudas: ¿cuánto puede durar?, ¿puedo cubrir su puesto?, ¿puedo despedir?, ¿qué me toca pagar?. Aquí te explicamos qué debes hacer, qué ha cambiado en 2025 y dónde están los riesgos.

‍

¿Cuánto puede durar una baja laboral?

Una baja (incapacidad temporal) puede durar hasta 365 días, ampliables con una prórroga de hasta 180 días más (en total, 545 días o 18 meses). Superado ese plazo, el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) valora si procede una incapacidad permanente. Mientras tanto, el contrato está suspendido, peor no extinguido, le guardas el puesto al trabajador.

‍

Tus obligaciones mientras dure la baja

Durante la baja sigues cotizando por esa persona (hasta los 545 días) y participas en el pago de la prestación (normalmente haciendo el pago delegado de la prestación y/o complementándola si el convenio colectivo de aplicación lo determina).

En caso de enfermedad común o accidente no laboral

• Días 1 a 3: El trabajador/a no tiene derecho a percibir ninguna prestación (salvo que el convenio colectivo de aplicación disponga otra cosa).
• Días 4 a 20: El trabajador/a percibe el 60% de la base reguladora (del día 4 al 15 paga la empresa y a partir del 16 paga la Seguridad Social o la mutua).
• A partir del día 21: El trabajador/a percibe el 75% de la base reguladora.

En caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional

• Desde el día siguiente a la baja: El trabajador/a percibe el 75% de la base reguladora desde el primer día (el día del accidente se cobra íntegro como trabajado). [1]
• Complementos: Algunos convenios colectivos establecen que la empresa debe complementar la prestación hasta alcanzar el 100% del sueldo real

Un cambio importante que a veces se pasa por alto: desde 2023, el trabajador ya no tiene que entregarte los partes de baja. Te llegan directamente del INSS por vía telemática (Sistema RED), y tú debes transmitir tus datos en un plazo de tres días hábiles, además los partes van codificados, no verás el diagnóstico.

‍

¿Puedes cubrir el puesto mientras tanto?

Sí, y es lo recomendable. Puedes contratar a otra persona con un contrato de sustitución para cubrir la ausencia. Cuando el titular reciba el alta, recupera su puesto y el contrato de sustitución se extingue. Es la mejor vía para no dejar el trabajo sin hacer.

‍

¿Puedes pedir que le hagan un reconocimiento médico?

El control lo hacen la mutua y el INSS. Tú no diagnosticas ni decides el alta. Si tienes dudas, puedes solicitar a la mutua que revise el caso.

‍

¿Sigue el trabajador generando vacaciones durante la baja?

Sí. Y si la baja coincide con sus vacaciones, en general podrá disfrutarlas después.

‍

¿Puedes despedir a alguien que está de baja?

No por estra de baja. Desde la Ley 15/2022, la enfermedad es una causa de discriminación prohibida, eso significa que estar de baja funciona como un indicio que invierte la carga de la prueba. Por tanto, si despides a esa persona, tendrás que demostrar que la causa es objetiva, real y totalmente ajena a su salud, y tenerla bien documentada. Si no lo acreditas, el despido se declara nulo, con readmisión obligatoria, pago de los salarios dejados de percibir y, además, una posible indemnización por daños. Y recuerda que el antiguo despido por faltas de asistencia justificadas ya no existe (se derogó en 2020).

‍

La incapacidad permanente ya no extingue el contrato por sí sola

Este es el cambio que más despistes está generando. Antes, si a tu empleado le reconocían una incapacidad permanente (total, absoluta o gran invalidez), el contrato se extinguía de forma automática. Ya no. Desde el 1 de mayo de 2025 (Ley 2/2025), antes de extinguir tienes que valorar si puedes mantener a la persona con ajustes razonables en su puesto o reubicándola en otro compatible. Dispones de un plazo de 3 meses desde la resolución para hacerlo. Solo si es inviable o supone una carga excesiva para la empresa podrás extinguir el contrato. Ignorar este paso es hoy uno de los errores más caros.

‍

Cómo gestionar una baja prolongada sin errores

Controla los plazos y coordínate con la mutua

Ten a la vista en qué fase está la baja (365, 545 días…) y mantén el contacto con la mutua o el INSS para no perderte ninguna resolución.

Gestiona los partes por el Sistema RED en plazo

Los partes te llegan del INSS; transmite tus datos en los tres días hábiles que marca la norma para evitar recargos.

Documenta todo y trata a la persona con respeto

Guarda constancia de cada gestión. A veces, interesarte por su evolución, aunque sea con tacto, puede recibirse como presión para que vuelva y puede considerarse acoso.

Planifica la sustitución

Si puedes cubre el puesto con un contrato de sustitución para no sobrecargar al resto del equipo o reorganiza bien las tareas.

Antes de extinguir por incapacidad, valora ajustes razonables

Es obligatorio desde 2025. Estudia adaptaciones o una reubicación antes de tomar cualquier decisión sobre el contrato.

Prepara la reincorporación

Cuando llegue el alta, la persona vuelve a su puesto. Ten previsto cómo reincorporarla y, si hace falta, adaptar la vuelta.