Libros registro obligatorios de un autónomo

Cuando te das de alta como autónomo nadie te entrega un manual con tus deberes de papeleo. Presentas tus modelos trimestrales, guardas las facturas en una carpeta y das por hecho que con eso vas cumpliendo. Y así funciona hasta que llega una carta de Hacienda pidiéndote los libros registro de un ejercicio concreto y descubres que existían, que eran obligatorios y que llevas años sin tenerlos.

La buena noticia es que no hablamos de contabilidad de sociedad, con libro diario, balances y cuentas anuales. Hablamos de algo mucho más manejable: unos registros ordenados de lo que facturas, de lo que gastas y de lo que compras para tu actividad. La otra buena noticia es que los que te tocan a ti dependen de dos cosas nada más: si tu actividad es empresarial o profesional, y en qué régimen tributas. Vamos a verlo.

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¿Qué son los libros registro y para qué sirven?

Un libro registro es, dicho en llano, el cuaderno de bitácora fiscal de tu actividad, una relación ordenada por fechas de tus operaciones, con el detalle suficiente para que cualquiera pueda reconstruir de dónde sale la cifra que has puesto en tu declaración. Nada más y nada menos.

Los libros registro no se presentan en ningún sitio. No se envían a la Agencia Tributaria con el trimestre ni se legalizan en el Registro Mercantil, como pasa con los libros contables de las sociedades. Tú, como persona física, solo tienes que tenerlos hechos, actualizados y disponibles si te los reclaman en una comprobación.

La norma que fija cómo son estos libros para el IRPF es la Orden HAC/773/2019, que se aplica desde el 1 de enero de 2020 y desarrolla el artículo 68 del Reglamento del IRPF. En cuanto al IVA, quien manda es el Reglamento del impuesto. Los dos bloques conviven y casi siempre acabas llevando libros por una y otra vía por lo que lo lógico es montarlos juntos para no duplicar trabajo.

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Los libros que exige el IRPF a los autónomos

Aquí es donde tu tipo de actividad lo cambia todo. Fíjate en cómo estás dado de alta en el modelo 036 o 037, porque de ahí sale la respuesta.

Si tu actividad es empresarial

Es el caso de un comercio, un bar, un taller, una empresa de transporte, una tienda online o una reforma.

Si tributas en estimación directa simplificada —el régimen habitual del autónomo— o en estimación directa normal sin carácter mercantil, te corresponden tres libros:

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.

Los dos primeros se entienden solos: lo que entra y lo que sale. El tercero es el que más se olvida y es el libro en que anotas los elementos que compras para usarlos varios años y que amortizas, no los que consumes en el ejercicio: el ordenador con el que trabajas, la furgoneta, la maquinaria, el mobiliario del local.

Si tu actividad es profesional

Consultoría, diseño, arquitectura, abogacía, fisioterapia, medicina, traducción, formación. Aquí los libros son cuatro:

• Ingresos.
• Gastos.
• Bienes de inversión y uno propio de los profesionales.
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

Ese último suena raro pero es sencillo. Un suplido es un gasto que pagas tú de tu bolsillo en nombre de tu cliente y que después le repercutes tal cual, sin margen: la tasa de un registro, la publicación de un anuncio, el coste de un certificado. Una provisión de fondos es lo contrario: dinero que el cliente te adelanta para ir cubriendo esos pagos. Piénsalo como el bote común de una excursión: ese dinero pasa por tus manos pero no es tuyo, y precisamente por eso ni es ingreso ni es gasto tuyo, y necesita su propio libro que demuestre que no te lo has quedado.

Si tributas en módulos

En estimación objetiva las obligaciones se reducen bastante pero no desaparecen. Estás obligado a llevar el libro registro de bienes de inversión únicamente si deduces amortizaciones. Y si tu rendimiento se calcula en función del volumen de operaciones —el caso de las actividades agrícolas, ganaderas y forestales, y de algunas otras—, tendrás que llevar además un libro registro de ventas o ingresos. En cualquier caso, y esto es válido para todos, la obligación de emitir, recibir y conservar facturas y justificantes no depende del régimen: sigue ahí.

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Los libros que te exige el IVA

Si repercutes IVA, el Reglamento del impuesto te pide su propia batería de libros, que suele ser la que Hacienda revisa primero en una comprobación: el libro registro de facturas expedidas, el libro registro de facturas recibidas, el libro registro de bienes de inversión y el libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias, este último solo si operas mercancías con otros países de la Unión Europea.

En el régimen simplificado del IVA basta con el libro registro de facturas recibidas, anotando por separado las adquisiciones de activos fijos. Si estás en recargo de equivalencia —comercio minorista— por regla general no tienes que llevar libros de IVA por esa actividad, aunque sí si compaginas otras actividades sujetas a régimen general. Y en cuanto al Suministro Inmediato de Información, el famoso SII que obliga a llevar los libros directamente en la sede electrónica de la AEAT, no te afecta salvo que superes los umbrales de gran empresa, estés en el REDEME o te acojas voluntariamente. Al autónomo medio no le aplica.

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Qué datos tiene que llevar cada anotación

Un Excel bien hecho es un libro registro perfectamente válido. La ley no te obliga a comprar un programa, lo que sí exige es contenido y forma. Cada anotación debe identificar el número y, en su caso, la serie de la factura, la fecha de expedición y la fecha de la operación si son distintas, el nombre y apellidos o razón social del cliente o proveedor, su NIF, el concepto, la base imponible, el tipo de IVA aplicado, la cuota y, si procede, la retención. En el libro de bienes de inversión se añade la identificación del elemento, la fecha de puesta en funcionamiento y la amortización practicada.

En cuanto a la forma, los libros se llevan por orden de fechas, con claridad y exactitud, sin espacios en blanco, sin tachaduras ni interlineados, en euros y por ejercicio. Cada factura se anota de forma individualizada, con una excepción práctica muy útil: puedes hacer asientos resumen de facturas simplificadas —los tickets— siempre que sean del mismo periodo de liquidación, estén numeradas correlativamente y se recojan en el resumen la fecha inicial y final, los números, la base y la cuota globales. Si llevas un bar o una tienda, esto te ahorra cientos de líneas al trimestre.

Un detalle que casi nadie aprovecha: la Agencia Tributaria publica en su web modelos normalizados de libros registro en formato electrónico, gratuitos y ya montados con los campos que la Orden exige. Si vas a empezar de cero, es el mejor punto de partida.

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Cuánto tiempo tienes que conservarlos

La referencia general es la prescripción tributaria es de 4 años contados desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. Pero 4 años no siempre son suficientes y aquí se cometen errores caros.

Los bienes de inversión hay que conservarlos mientras dure su amortización y mientras la Administración pueda revisarla, lo que en la práctica se estira bastante más; en IVA, además, el periodo de regularización de estos bienes es de 5 años, y de 10 si son inmuebles. Y si tu actividad tiene carácter empresarial, el Código de Comercio te pide conservar libros y documentación durante 6 años desde el último asiento. Sumando todo, la recomendación sensata es: guarda tus libros y sus justificantes 10 años, en digital y con una copia de seguridad fuera de tu ordenador. Ocupa poco y te cubre en todos los escenarios.

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Qué pasa si no los llevas o los llevas mal

No llevar los libros registro es una infracción tributaria con sanción propia, prevista en el artículo 200 de la Ley General Tributaria, y no depende de que hayas pagado bien tus impuestos, se sanciona el incumplimiento formal en sí.

La escala se mueve entre una multa fija de 150€ por incumplimientos genéricos, un 1 % de los importes omitidos, inexactos o falseados cuando las anotaciones son incorrectas, con un mínimo de 150€ y un máximo de 6.000€, y un 1 % de la cifra de negocios del ejercicio con un mínimo de 600€ en el caso más grave, que es no llevar o no conservar la contabilidad y los libros.

Hay un coste indirecto que suele doler más que la multa: sin libros, se te complica defender tus gastos deducibles. Si no puedes demostrar de forma ordenada qué te has deducido y por qué, la comprobación deja de ser una conversación sobre papeles y empieza a ser una liquidación con intereses de demora encima.

Si prefieres no dedicar tus domingos a esto, en Enley nos ocupamos. Nuestro servicio de gestoría para autónomos incluye la llevanza de tus registros, la presentación de tus modelos trimestrales, asesoramiento fiscal y contable y una plataforma para emitir tus facturas y subir tus gastos.