Cómo modificar tu base imponible y recuperar el IVA que ya has pagado

Uno de los mayores problemas para cualquier empresario o profesional es emitir una factura, pagar el IVA correspondiente y que, llegado el momento, el cliente no pague. No solo te enfrentas al impago del servicio, sino que además has adelantado un dinero a Hacienda que no has cobrado.

La buena noticia es que existe un procedimiento para recuperar este IVA que se basa en un concepto clave: la modificación de la base imponible.

Esto te permite retroceder y decirle a Hacienda que, al no cobrar la factura, la base sobre la que calculaste el impuesto ha cambiado. Al hacerlo, recuperas el IVA que ingresaste.

Para poder hacerlo, debes cumplir una serie de requisitos o pasos.

Requisitos para hacer una modificación de la base imponible

Antes de nada, asegúrate de que tu situación encaja en los supuestos que permiten la recuperación.

Ha pasado el tiempo necesario

Debe haber transcurrido un plazo determinado desde que la factura venció y no fue pagada.

1. Para la mayoría de las empresas: El plazo general es de un año.
2. Para pequeñas empresas y autónomos: Si tu volumen de operaciones del año anterior no superó los 6.010.121,04 €, el plazo se reduce a seis meses.‍

Has intentado cobrar la deuda

Debes poder demostrar que has reclamado el pago a tu deudor. Las vías más comunes y seguras son:

1. Reclamación judicial: Interponiendo una demanda (por ejemplo, un monitorio).
2. Requerimiento notarial: Un acta notarial que deja constancia fehaciente de tu reclamación.
3. Cualquier otro medio que acredite la reclamación de forma fiable: Un burofax con acuse de recibo y certificación de texto es una opción muy utilizada y válida.

El impago está registrado

La factura impagada debe estar correctamente contabilizada y registrada en tus libros de IVA.‍

Tu cliente cumple el perfil

Si tu cliente es un empresario o profesional, este requisito se cumple siempre. Si tu cliente es un particular, la base imponible de la factura (el importe antes de impuestos) debe ser superior a 50 euros.

Cómo hacer la modificación de la base imponible

Emite una factura rectificativa

Una vez cumplidos los requisitos anteriores, el siguiente paso es emitir una factura rectificativa. Esta es la pieza clave del proceso y debe:

• Ser una nueva factura, con su propia numeración y serie específica.
• Hacer referencia clara a la factura original que estás rectificando.
• En ella, la base imponible y la cuota de IVA deben figurar con signo negativo, anulando así el impuesto de la factura original.

Plazo

Tienes un plazo de seis meses para emitir la factura rectificativa, contados desde que finaliza el período de espera (el año o los seis meses del primer punto). Una vez emitida la factura rectificativa, tienes un mes para comunicarlo a la Agencia Tributaria.

Comunica la modificación a todas las partes

1. Envía la factura rectificativa a tu deudor. Es un requisito indispensable. Guárdate una prueba del envío.
2. Comunica la modificación a la Agencia Tributaria. Deberás presentar una comunicación formal (a través de su sede electrónica) adjuntando una copia de la factura rectificativa, los documentos que acrediten que has reclamado el cobro y, en su caso, la justificación de que tu cliente está en concurso.

Una vez hecho esto, podrás compensar ese IVA en tu siguiente autoliquidación.

Situaciones especiales a tener en cuenta

¿Y si el cliente entra en concurso de acreedores? Si tu deudor es declarado oficialmente en concurso, el procedimiento es diferente y más rápido. No necesitas esperar el plazo de un año o seis meses, ni reclamar judicialmente. Podrás emitir la factura rectificativa desde la fecha del auto de declaración de concurso, pero ¡atención!, tienes un plazo muy breve para hacerlo (generalmente, un mes desde la publicación del concurso en el BOE).

¿Cuándo NO puedes recuperar el IVA? Hay excepciones. No podrás usar este procedimiento si el crédito está garantizado (con un aval bancario, por ejemplo), si la deuda es con una persona o entidad vinculada (socios, familiares directos, etc.) o si el deudor no reside en España o la UE.

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Esperamos que esta guía te sea de gran ayuda para gestionar estas situaciones tan incómodas. Ser ordenado y proactivo es la clave para no perder el dinero que te corresponde.