Factura electrónica obligatoria: ¿qué es y cómo se hace?

La digitalización de tu empresa es un elemento esencial para que logre ser competitiva en el mercado actual y la facturación electrónica es una de las facetas más importantes de esa digitalización. No solo mejora la eficiencia administrativa, sino que también te ayudará a cumplir con la normativa vigente en España.

Hemos de diferenciar dos obligaciones distintas sobre la factura electrónica, la primera impulsada por la ley Antifraude, y ya vigente desde 2021 y la segunda impulsada por la ley Crea y Crece, y que no ha entrado en vigor faltando todavía su reglamentación.

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¿Qué es la factura electrónica y qué características tiene?

La factura electrónica es un documento digital que reemplazará a la factura en papel tradicional e incorporará determinados elementos para garantizan su validez e integridad.

Siguiendo la legislación actual, todas las facturas, ya hoy en día, deben emitirse mediante un software o programa informático que cumpla los requisitos establecidos en la ley Antifraude. Esos requisitos son: 

• Los registros no pueden ser eliminados ni modificados.
• El software debe permitir el envío voluntario de estos registros a la AEAT.        

 La Agencia Tributaria, ha impulsado el sistema Verifactu, que debe ser integrado en los softwares de facturación para estar certificados por la AEAT.

 En cuanto a las obligaciones futuras, faltando todavía el reglamento de la ley Crea y Crece, sabemos que los requisitos serán:

• Garantizar la integridad, accesibilidad y trazabilidad de las facturas.
• Verificable mediante huella, hash, firma electrónica o medio válido.
• Garantizar la conservación de la factura.

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¿Es obligatoria la factura electrónica en España?

Es importante apuntar que, actualmente es obligatorio para todo el mundo emitir las facturas desde un sistema de facturación certificado por Hacienda.

No obstante, la factura electrónica es obligatoria solamente cuando se factura al sector público. Esta obligación incluye a las administraciones estatales, autonómicas y locales.

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 ¿Cómo se hace una factura electrónica?

Hacer una factura electrónica implica seguir una serie de pasos específicos para asegurar su validez legal y fiscal. A continuación, te detallamos el proceso:

1. Elige un software de facturación electrónica. Existen muchas plataformas y programas para generar y enviar facturas electrónicas. Es importante que elijas una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria y que cumpla con los estándares técnicos legalmente establecidos.
2. Crea la factura electrónica. La factura electrónica debe incluir los mismos datos que una factura en papel:
   • Datos del emisor (nombre, dirección, NIF).
   • Datos del receptor (nombre, dirección, NIF).
   • Número de factura y fecha de emisión.
   • Descripción de los bienes o servicios prestados.
   • Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA.
   • Total a pagar.

 En conclusión, es importante que te adaptes cuanto antes a la factura electrónica y que tengas un software homologado por Hacienda. Y si necesitas ayuda contacta con nuestros expertos en fiscalidad y facturación para que analicen tu caso.