Cuentas anuales obligatorias: cuáles son y cuándo presentarlas

El término cuentas anuales se utiliza para referirse a los documentos e información contable que la ley determina que todas las empresas deben presentar en el Registro Mercantil cada 12 meses, y siempre un mes después de haber sido aprobados en Junta. Deben presentarlas todas las sociedades independientemente de su forma jurídica (limitada, anónima, cooperativa, etc.), no obstante, en función de su tamaño deberán presentar más o menos documentos.

El objetivo de presentar estas cuentas anuales es dejar constancia de la situación financiera de la empresa y hacerla pública y accesible a cualquiera que esté interesado en ella para, por ejemplo, iniciar una relación comercial.

Qué documentos son

En contabilidad hay cinco documentos que se incluyen en las cuentas obligatorias que son: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria. No obstante, para pequeñas y medianas empresas existe una fórmula simplificada que se denomina “cuentas anuales abreviadas” y que contiene menos documentos y es más simple.

Además, en el momento de presentar las cuentas en el Registro estos 5 documentos deberán componer uno solo que tendrá que ser redactado de acuerdo a uno de los 3 modelos establecidos en el Plan General de Contabilidad:

·   Normal: el utilizado por las empresas grandes que no pueden utilizar el modelo abreviado.

·   Abreviado: para poder presentar este modelo las empresas deberán cumplir ciertos requisitos.

·   Pymes: para las empresas que se hayan acogido al Plan de pymes.

Balance de situación

Este documento refleja el patrimonio de la empresa en un momento determinado y se calcula teniendo en cuenta los siguientes factores:

·   Activo: son los bienes y derechos que posee la empresa como, por ejemplo, dinero en efectivo, material de oficina, locales comerciales, mercancías, etc.

·   Pasivo: son las fuentes de financiación de la empresa, por ejemplo, las deudas que tiene pendiente de pago tanto a corto como a medio y largo plazo.

·   Patrimonio neto: Es el resultado de retarle el pasivo al activo, y representa el capital propio con el que cuenta la empresa.  

Cuenta de pérdida y ganancias

También se le llama cuenta de resultados, y es el documento que recoge las pérdidas y ganancias durante el ejercicio. Sirve para poder comprobar la situación de una empresa rápidamente, además de ser la base para el cálculo del impuesto de sociedades.

Estado de cambios en el patrimonio neto

El ECPN releja los cambios en la financiación propia que posee una empresa. Se compone de dos partes:

·   Estado de ingresos y gastos: aquí se registran todos los ingresos y gastos que afectan al patrimonio neto.

·   Estado total de cambios en el patrimonio neto: aquí se incluyen no solo ingresos y gastos, si no todas las transacciones que afectan al patrimonio neto, como por ejemplo, la entrada o salida de socios en la empresa.

Estado de flujos de efectivo

Este documento registra la manera en que se mueve el dinero en efectivo del que dispone la empresa, tanto cuando se gasta como cuando se ingresa, es decir, indica los pagos y los cobros.

Memoria

La función de la memoria contable es ampliar, completar o aclarar la información que ya contienen los demás documentos, explicando los eventos más relevantes y su impacto económico en la empresa.

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Cuándo hay que presentarlas

Deben presentarse cada 12 meses en el Registro Mercantil del lugar en que la empresa tenga su domicilio social. Excepto en caso de constitución, modificación de la fecha de cierre o disolución de la empresa, que deberá hacerse antes.

De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, las cuentas anuales deberán aprobarse en Junta General en un máximo de 6 meses después del cierre del ejercicio social y presentarse dentro del mes siguiente a la fecha de su aprobación por parte de la Junta.

No obstante, existen plazos especiales para cierto tipo de empresas como entidades financieras, empresas que cotizan en bolsa o entidades sin ánimo de lucro entre otras.

Cómo se presentan

Se puede presentar en papel, en CD o DVD y de manera telemática.

Para que la presentación sea válida, además de las cuentas anuales deberán ir acompañadas de otros documentos como:

·   Una solicitud firmada por la persona que presenta las cuentas.

·   Certificación del acuerdo de la junta directiva de la empresa aprobando las cuentas, firmada ante notario.

·   Formulario de declaración de titularidad real de la sociedad.